Tác giả cung cấp một cái nhìn tổng quan về cách dữ liệu khảo cổ học của Virginia được khai thác, quản lý và thêm vào Hệ thống Thông tin Tài nguyên Văn hóa Virginia để các nhà nghiên cứu và các chuyên gia quản lý tài nguyên văn hóa khác sử dụng.

Bởi Sean Tennant | Quản lý dữ liệu khảo cổ học

Hộp lưu trữ chứa đĩa mềm và đĩa CD, các kệ báo cáo khảo cổ học có từ nhiều thập kỷ trước và hàng nghìn biểu mẫu địa điểm điện tử. Đây là một số nguồn dữ liệu khảo cổ học chảy vào hệ sinh thái thông tin của DHR, dù là thông qua những khám phá tình cờ hay là một phần của chu trình quản lý tài nguyên văn hóa. Các bộ sưu tập di sản của DHR đại diện cho một nguồn tài nguyên quý giá để bảo tồn, quản lý và nghiên cứu di sản văn hóa của Virginia. Nhưng làm thế nào để thông tin này chảy từ sự mờ mịt đến sự sáng tỏ?

Kể từ 2013, nhân viên DHR đã quản lý dữ liệu khảo cổ kế thừa của cơ quan, cùng với các hồ sơ về tài sản kiến trúc, trong Hệ thống Thông tin Tài nguyên Văn hóa Virginia (VCRIS). Mặc dù về bản chất chủ yếu mang tính tuân thủ, nhưng với vai trò là một công cụ dành cho các chuyên gia quản lý tài nguyên văn hóa, VCRIS phục vụ chức năng thứ yếu như một trung tâm thông tin cho các nhà nghiên cứu và quản lý di sản tại nhiều cơ quan ở mọi cấp chính quyền. VCRIS cho phép các bên liên quan đến di sản văn hóa của Commonwealth truy vấn và truy xuất hồ sơ cùng các phương tiện liên quan cho hầu hết mọi tài nguyên lịch sử được quản lý trong danh mục của Bộ (tại thời điểm viết bài này, VCRIS chứa thông tin về 53,071 địa điểm khảo cổ và 238,753 tài sản kiến trúc).

Những hồ sơ này được nhập vào VCRIS từ nhiều nguồn khác nhau. Mặc dù hầu hết dữ liệu được nhập vào VCRIS thông qua các cuộc khảo sát khảo cổ học chuyên nghiệp như một phần của công việc tuân thủ quy định, nhưng vẫn có một luồng thông tin ổn định được lấy từ nghiên cứu nghiệp dư, các nhóm phi lợi nhuận và việc tình cờ phát hiện các ghi chú cũ hoặc một báo cáo cũ. Việc xác định nội dung mới đối với DHR này, đánh giá cách tốt nhất để tích hợp thông tin đó vào kho tài liệu hiện có của chúng tôi, và trải qua quá trình nhập liệu hoặc nâng cao dữ liệu để cuối cùng đưa dữ liệu bị mất đó vào bối cảnh rộng hơn của cơ sở dữ liệu VCRIS là một nhiệm vụ không bao giờ kết thúc.

Đôi khi, một nhân viên khác của DHR sẽ nhận thấy sự khác biệt trong hồ sơ địa điểm khảo cổ trong VCRIS và báo cáo vấn đề đó cho tôi. Thường thì, những vấn đề này liên quan đến cái gọi là lỗi số hóa. Khi DHR lần đầu tiên giới thiệu một hệ thống cơ sở dữ liệu kỹ thuật số cho các hồ sơ tài nguyên văn hóa của chúng tôi, hàng đống hồ sơ giấy cần phải được số hóa trước để thêm vào sổ đăng ký điện tử mới. Trong một dự án số hóa có quy mô lớn như vậy, các lỗi là không thể tránh khỏi, và nhiều vấn đề nhỏ đó vẫn còn tồn tại cho đến ngày nay.

Khi một vấn đề được xác định với một hồ sơ địa điểm VCRIS, tôi làm việc với các thành viên khác của nhân viên DHR để xác định vị trí hồ sơ địa điểm gốc (nếu có) trong bộ sưu tập Lưu trữ của chúng tôi, cùng với bất kỳ thông tin nào khác mà chúng tôi có thể tìm thấy để tôi có thể cập nhật hồ sơ địa điểm theo khả năng chung tốt nhất của chúng tôi. Dữ liệu “mới” này có thể dưới dạng các ấn phẩm cũ đề cập đến một địa điểm khảo cổ cụ thể, dữ liệu cũ được lưu trữ trong các định dạng phương tiện lỗi thời, chẳng hạn như đĩa ZIP và CD, hoặc ảnh và slide cũ từ phòng Lưu trữ của DHR. Quá trình nâng cao dữ liệu này có thể liên quan đến việc điều chỉnh bản đồ ranh giới của một tài nguyên khảo cổ hoặc cập nhật thông tin trong hồ sơ kỹ thuật số để đảm bảo rằng thông tin trong VCRIS là đầy đủ nhất có thể.