Hội đồng Tài nguyên Lịch sử Virginia (“Hội đồng”) là một công cụ của Khối Commonwealth of Virginia, được thành lập theo Đạo luật của Đại hội đồng Virginia vào năm 1966. Các cuộc họp của Hội đồng Tài nguyên Lịch sử là các cuộc họp công khai. Hội đồng Tài nguyên Lịch sử Virginia mong muốn lắng nghe quan điểm của những công dân quan tâm theo cách có trật tự, công bằng và hiệu quả. Do đó, sẽ sắp xếp thời gian cho sự tham gia của công chúng trong các cuộc họp thường kỳ.
Ý kiến của công chúng về các mục trong chương trình nghị sự đã được thông qua sẽ được lắng nghe tại nhiều thời điểm khác nhau trong cuộc họp theo như đã nêu trong chương trình nghị sự. Tuy nhiên, hầu hết các cuộc họp của Hội đồng quản trị đều có phần dành cho công chúng bình luận chung. Phần này của cuộc họp Hội đồng quản trị nhằm mục đích xác định các vấn đề quan tâm và lo ngại, và vai trò của Hội đồng quản trị là lắng nghe chứ không phải là phản hồi chính thức cho người phát biểu hoặc thực hiện hành động chính thức đối với các vấn đề được trình bày. Nếu các vấn đề được nêu ra trong phần bình luận chung của công chúng trong chương trình nghị sự nằm trong thẩm quyền của Hội đồng theo Mục 10.1-2204 của Bộ luật Virginia và có vẻ cần sự chú ý và thảo luận của Hội đồng, thì những vấn đề đó có thể được đưa vào chương trình nghị sự chính thức tại các cuộc họp tiếp theo của Hội đồng. Các thành viên hội đồng sẽ không chính thức trả lời diễn giả hoặc có hành động đối với các vấn đề được trình bày trong thời gian công chúng bình luận chung.
Phiếu đăng ký nhận ý kiến của công chúng sẽ được đặt trên bàn ở lối vào phòng họp. Những người muốn giải quyết vấn đề BHội đồng được yêu cầu phải đăng ký trước khi cuộc họp bắt đầu. Các diễn giả sẽ được gọi lên bục theo thứ tự tên của họ xuất hiện trên Phiếu đăng ký để nhận ý kiến công chúng. Nếu không đăng ký trước cuộc họp, diễn giả đó sẽ phải chờ đến cuối thời gian bình luận của công chúng nếu thời gian cho phép. Công dân yêu cầu hỗ trợ đặc biệt do khuyết tật giao tiếp phải thông báo cho nhân viên Sở Tài nguyên Lịch sử trước giờ bắt đầu cuộc họp theo lịch trình.
Khi xem xét đến những hạn chế về thời gian liên quan đến các mục trong chương trình nghị sự chính thức của Hội đồng, những người phát biểu trong thời gian bình luận công khai được yêu cầu giới hạn bài thuyết trình của mình tối đa là 3 phút. Chủ tịch Hội đồng có quyền quyết định giới hạn toàn bộ thời gian bình luận chung của công chúng trong tổng số 30 phút. Do đó, giới hạn thời gian phát biểu là 3phút cho mỗi diễn giả có thể được giảm xuống nếu có nhiều công dân muốn phát biểu. Với sự đồng thuận của Hội đồng quản trị, chủ tịch có thể gia hạn thời hạn này nếu chủ tịch/Hội đồng quản trị cho rằng cần thiết để làm rõ vấn đề đang được trình bày.
Trước khi công nhận diễn giả, chủ tịch Hội đồng sẽ đọc tuyên bố cung cấp các quy trình cho giai đoạn bình luận chung của công chúng. Các diễn giả sẽ được gọi lên bục phát biểu theo thứ tự tên của họ xuất hiện trên tờ giấy đăng ký. Khi được gọi tên, diễn giả sẽ tiến lên bục phát biểu, nêu rõ tên và bắt đầu bài phát biểu. Người phát biểu sẽ gửi ý kiến trực tiếp tới Hội đồng. Người chủ trì có toàn quyền quyết định có nên từ chối phát biểu hay không.
Chủ tịch Hội đồng có trách nhiệm duy trì trật tự thích hợp và được phép ngăn chặn và/hoặc yêu cầu bất kỳ diễn giả nào sử dụng ngôn ngữ tục tĩu, thô tục hoặc báng bổ; có lời lẽ gây hấn, đe dọa thực sự hoặc xúi giục phạm tội; hoặc kích động hành động vô luật pháp sắp xảy ra. Hơn nữa, chủ tọa có thể dừng và/hoặc yêu cầu bất kỳ người nào làm gián đoạn hoạt động có trật tự của cuộc họp bằng cách đưa ra những bình luận lớn tiếng, ồn ào, đe dọa, thừa thãi hoặc không phù hợp. Hội đồng cũng yêu cầu diễn giả không nhắc đến cá nhân cụ thể.
Những hướng dẫn khác mà diễn giả phải tuân thủ trong thời gian công chúng bình luận bao gồm:
- Bất kỳ tài liệu viết hoặc in nào dành cho các thành viên Hội đồng đều phải được gửi cho nhân viên DHR trước khi bắt đầu thời gian bình luận công khai này để đảm bảo rằng các tài liệu đó là một phần của biên bản cố định của cuộc họp và có sẵn theo Đạo luật Thông tin Tự do Virginia, Bộ luật Virginia, Mục 2.2-3700 et. seq.
- Nhân viên DHR sẽ phân phối tất cả tài liệu in cho các thành viên Hội đồng quản trị. Không một thành viên nào của công chúng được phép phân phối tài liệu trực tiếp cho các thành viên Hội đồng quản trị.
- Người phát biểu chỉ được phép đưa ra bình luận bằng lời; không được phép sử dụng phương tiện điện tử, kỹ thuật số hoặc hệ thống máy chiếu của nhân viên khi phát biểu trước Hội đồng.
- Để duy trì sự tôn trọng đối với mọi quan điểm, Hội đồng nghiêm cấm: vỗ tay, la ó hoặc bất kỳ hình thức ủng hộ hay không ủng hộ nào, sử dụng ngôn ngữ lăng mạ hoặc tục tĩu, và tấn công cá nhân vào các thành viên Hội đồng hoặc nhân viên DHR. Việc không tuân thủ những quy định này hoặc bất kỳ hình thức hành vi xúc phạm nào khác sẽ không được dung thứ.
- Khi có nhiều ý kiến bình luận về cùng một chủ đề được trình bày, chủ tịch Hội đồng có thể yêu cầu giới hạn những ý kiến bình luận bổ sung về chủ đề này cho những người có thông tin mới để trình bày.
Bản PDF của văn bản trên liên quan đến Sự tham gia của công chúng tại các cuộc họp của Hội đồng Tài nguyên Lịch sử.
Cập nhật tháng 12 5, 2019
